Site veya apartman yönetimlerinin görevleri arasında; personel denetimi, teknik bakım, temizlik, güvenlik ve idari işlemler yer alır. Özellikle büyük sitelerde yöneticiler veya personeller, sık sık malzeme taşıma, evrak götürme veya servis hizmeti için araç kullanma ihtiyacı duyar. Bu durum akıllara şu soruyu getirir: “Site yönetimi kendi adına araç alabilir mi?”

Kısa cevap: Evet, alınabilir. Ancak bu durum bazı yasal ve mali şartlara bağlıdır.

Gel, detaylara birlikte bakalım.

Kat Mülkiyeti Kanunu’na Göre Yönetimin Statüsü

Öncelikle şunu bilmek gerekir:
Apartman veya site yönetimleri tüzel kişilik değildir.
Yani şirket veya dernek gibi vergi mükellefi sayılmazlar. Ancak bu, hiçbir şekilde mal veya hizmet edinemezler anlamına da gelmez.

Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre yönetim;
kat maliklerinin ortak menfaatlerini korumak amacıyla oluşturulmuş bir “temsil organı”dır.
Yönetici, bu organ adına hareket eder ve yönetimin gelir-gider işlemlerini yürütür.
Dolayısıyla, araç alımı da dâhil olmak üzere, ortak ihtiyaçlar doğrultusunda alınan kararlar yönetimin yetki alanına girebilir.

Yönetim Kurulu Kararı Şarttır

Site adına yapılacak her büyük harcamada olduğu gibi, araç alımı da karar defterine işlenmeli ve kat malikleri kurulunca onaylanmalıdır.
Yani yönetici tek başına karar veremez.

Toplantıda şu noktalar açıkça belirtilmelidir:

• Araç alımının gerekçesi (örneğin personel servisi, teknik ekip, peyzaj veya güvenlik kullanımı)

• Satın alınacak aracın tipi ve bütçesi

• Harcamanın hangi fondan veya aidatlardan karşılanacağı

• Aracın kimin adına tescil edileceği

Bu karar, kat malikleri kurulunun oy çokluğu ile alınmalı ve noter onaylı karar defterine işlenmelidir.

Araç Kimin Adına Tescil Edilir?

En kritik nokta budur.
Site yönetimleri tüzel kişiliğe sahip olmadığı için araç doğrudan “site yönetimi” adına tescil edilemez.
Ancak aşağıdaki alternatif yöntemler kullanılabilir:

1. Yönetici Adına, “Site Yönetimi Adına Kullanılmak Üzere” Tescil:
   Araç, mevcut yönetici üzerine tescil edilir ve ruhsata “site yönetimi hizmetinde kullanılacaktır” ibaresi eklenir.
   Bu durumda aracın kullanım hakkı siteye, yasal sorumluluğu ise yöneticiye aittir.

2. Profesyonel Yönetim Şirketi Üzerinden Alım:
   Eğer yönetim profesyonel bir firma tarafından yürütülüyorsa, araç şirketin tüzel kişiliği üzerine tescil edilebilir.
   Bu durumda tüm giderler (yakıt, bakım, sigorta) site gideri olarak kaydedilir.

3. Kat Maliklerinden Biri Üzerinden Kullanım Protokolü:
   Bazı durumlarda araç bir malik üzerine alınır, ancak kullanım hakkı site yönetimine devredilir.
   Bu protokol yazılı olarak hazırlanmalı ve karar defterine işlenmelidir.

Vergi ve Muhasebe Boyutu

Site yönetimleri gelir vergisi mükellefi değildir; ancak araç alımıyla ilgili fatura, sigorta ve bakım giderleri muhasebeye düzgün şekilde kaydedilmelidir.
Bu nedenle:

• Araç alımına ilişkin fatura, yönetici adına veya profesyonel yönetim firmasına kesilmelidir.

• Kasko ve trafik sigortası yine aynı isim üzerinden yapılmalıdır.

• Aracın tüm harcamaları gelir-gider defterine işlenmeli, belgeler saklanmalıdır.

Bu düzen, denetim veya yönetici değişikliği durumlarında olası karışıklıkları önler.

Yakıt ve Kullanım Sınırlamaları

Yönetim adına alınan araç, sadece site hizmetlerinde kullanılmalıdır. Yani yöneticinin kişisel işleri, aile seyahatleri veya özel amaçlar için kullanılması etik ve hukuken sakıncalıdır.

Aracın kullanımıyla ilgili şu kurallar belirlenmelidir:

• Araç sadece görevli personel veya yönetici tarafından kullanılabilir.

• Site dışında yapılan her kullanımın gerekçesi kayıt altına alınmalıdır.

• Yakıt ve bakım giderleri faturalandırılarak site gideri olarak kaydedilmelidir.

Böylece hem site sakinlerinin güveni korunur hem de olası şüphelerin önüne geçilir.

Araç Alımı Yerine Alternatif Çözümler

Bazı sitelerde araç satın almak yerine kiralama modeli tercih edilmektedir. Bu yöntem, özellikle kısa dönemli veya sezonluk ihtiyaçlar için maliyet açısından daha uygundur. Kiralama durumunda sözleşme, site yönetimi adına yapılabilir ve faturalar yönetim muhasebesine kaydedilir. Bu yöntem, mülkiyet sorumluluğu doğurmadığı için çoğu yönetim tarafından tercih edilir.

Prolife 360 Görüşü

Prolife 360 olarak, site yönetimlerinin araç alımı konusunda dikkatli ve şeffaf bir planlama yapması gerektiğine inanıyoruz. Yönetim adına alınan her karar, ortak fayda, mali sürdürülebilirlik ve güven temelinde alınmalıdır.

Bizce doğru yöntem; ihtiyaç analizi yapıldıktan sonra, araç alımının kat malikleri kurulunca onaylanması ve tüm sürecin belgeyle kayıt altına alınmasıdır. Profesyonel yönetim şirketleri bu konuda hem yasal uyum hem de finansal takip açısından önemli kolaylık sağlar. Biz Prolife 360 olarak, yöneticilerin iş yükünü azaltan, veriye dayalı, dijital yönetim sistemleriyle bu süreçleri sorunsuz hale getiriyoruz.