Bir apartman veya siteyi yönetmek, ciddi sorumluluk gerektiren bir iştir. Yönetici; mali işlerden personel yönetimine, bakım-onarımdan hukuki süreçlere kadar her alanda aktif rol oynar.
Ancak çoğu sitede yöneticinin seçimi, yeterince dikkatli yapılmadığı için zamanla aidat sorunları, huzursuzluk ve yasal ihtilaflar ortaya çıkar.

Peki site yöneticisi seçerken en sık yapılan hatalar nelerdir? İşte dikkat edilmesi gereken başlıklar…

1. Sadece Tanıdık Olduğu İçin Seçim Yapmak

Apartman veya site toplantılarında en sık görülen hata, yöneticiyi “güvenilir bir komşu” olarak görüp detaylı değerlendirme yapmadan göreve getirmektir.
Elbette güven önemlidir, ancak yönetici seçimi bir dostluk değil, yönetim kabiliyeti konusudur.

Yönetici; mali konuları anlayan, insan ilişkileri güçlü, kriz yönetiminde soğukkanlı ve mevzuata hâkim bir kişi olmalıdır.
Sadece “iyi insan” olduğu için yönetici seçilen kişiler, çoğu zaman görev yükünün altından kalkamaz.

2. Kat Mülkiyeti Kanunu’nu Bilmeden Seçim Yapmak

Birçok sitede yöneticinin yetki ve sorumlulukları yanlış anlaşılır. Oysa Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. ve devamı maddeleri yöneticinin görevlerini açıkça tanımlar.

Örneğin; yönetici, bütçe hazırlamak, aidat toplamak, giderleri belgelemek ve karar defteri tutmakla yükümlüdür. Bu görevleri yerine getiremeyecek veya bilmeyen bir kişinin seçilmesi, ileride yasal sorunlara yol açar.

Yani yönetici seçmeden önce, adayın bu temel konularda bilgi sahibi olup olmadığı mutlaka değerlendirilmelidir.

3. Yönetim Planını Dikkate Almamak

Yönetim planı, her apartman veya sitenin “anayasası” niteliğindedir. Ancak yöneticiler genellikle bu planı hiç okumaz veya dikkate almaz. Sonuçta aidatların nasıl toplanacağı, ortak alanların nasıl kullanılacağı, hatta yöneticinin görev süresi bile tartışma konusu olur.

Seçim öncesinde yönetim planı incelenmeli, yöneticinin bu plan çerçevesinde hareket etmeyi kabul ettiğinden emin olunmalıdır.
Aksi takdirde yönetim keyfi kararlar alabilir ve kat malikleri arasında güven kaybı yaşanır.

4. Mali Şeffaflık Konusunu Göz Ardı Etmek

Bir yöneticinin en önemli sorumluluğu mali şeffaflıktır. Aidat toplama, fatura ödeme, bakım giderleri ve personel maaşları gibi konularda düzenli kayıt tutulması şarttır.

Ancak bazı yöneticiler gelir-gider defteri tutmaz, harcamaları belgeyle kanıtlamaz veya karar defterine işlerken eksik davranır. Bu durumda site sakinlerinin güveni sarsılır ve en ufak bir gider bile tartışma konusu olur.

Yönetici seçiminde şu sorular mutlaka sorulmalıdır:

• Mali kayıtlar düzenli tutulacak mı?

• Banka hesabı site adına mı açılacak?

• Her ay gelir-gider tablosu paylaşılacak mı?

5. Toplantılarda Yetersiz Katılım

Site yöneticisi seçimlerinde en sık yaşanan problemlerden biri, düşük katılımlı toplantılarda karar alınmasıdır.
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre yönetici seçimi için toplantıya maliklerin yarıdan bir fazlasının katılması gerekir.

Ancak çoğu apartmanda toplantıya sadece birkaç kişi gelir ve karar defterine imza atar.
Bu da ilerleyen süreçte “yönetim geçersiz” iddialarına neden olur.

Dolayısıyla yöneticinin yasal olarak geçerli seçilebilmesi için toplantı çağrısı zamanında yapılmalı, katılım sağlanmalı ve karar defteri eksiksiz imzalanmalıdır.

6. Profesyonel Yönetim Alternatifini Göz Ardı Etmek

Bazı büyük sitelerde yüzlerce daire, onlarca personel ve yüksek bütçeler söz konusudur.
Bu kadar karmaşık bir yapının bireysel bir yönetici tarafından idare edilmesi çoğu zaman mümkün değildir.

Buna rağmen birçok site, “masraf olmasın” diye profesyonel yönetim şirketleriyle çalışmayı reddeder.
Sonuçta hem hukuki hem mali sorunlar artar, yönetim süreçleri aksar.

Oysa profesyonel yönetim firmaları; dijital aidat sistemi, personel takibi, muhasebe yönetimi ve bakım planlaması gibi konularda büyük kolaylık sağlar.

7. Denetim Kurulu Oluşturmamak

Yönetim ne kadar iyi olursa olsun, denetim kurulu yoksa hesap verilebilirlik zayıflar.
Birçok sitede yöneticinin harcamalarını kontrol eden, yıllık raporları inceleyen bir denetim kurulu oluşturulmaz.

Bu durum hem yönetici için risk yaratır hem de site sakinleri arasında şüpheye neden olur.
Oysa denetim kurulu; harcamaları kontrol eder, hataları zamanında fark eder ve yönetim sürecine güven kazandırır.

8. İletişim ve Şeffaflık Eksikliği

Bir yöneticinin en önemli özelliği iletişimdir. Site sakinleriyle açık, düzenli ve saygılı bir iletişim kurulmadığında en küçük sorun bile büyür. Birçok sitede yönetici, alınan kararları paylaşmaz veya sakinlerin sorularına cevap vermez. Bu durum, yönetime karşı öfke ve güvensizlik oluşturur.

Yönetici seçiminde şu nokta göz önünde bulundurulmalıdır:

“Yöneticimiz bilgi saklayan değil, bilgi paylaşan biri olmalı.”

Site yöneticisi seçimi, apartman yaşamının huzurunu ve düzenini doğrudan etkileyen bir karardır. Yalnızca iyi niyetli bir komşu yerine, yönetim becerisi, mali disiplini ve iletişim yeteneği güçlü bir kişi tercih edilmelidir.

Profesyonel yönetim firmalarıyla çalışmak ise, özellikle büyük sitelerde hem zaman hem maliyet açısından uzun vadeli çözümler sunar.
Unutulmamalıdır ki, doğru yönetici seçimi sadece bugünü değil, binanın geleceğini de şekillendirir.