Apartman ve site yaşamında düzeni sağlamak, ortak alanların bakımını yapmak ve aidat toplamak için bir yönetim kuruluna veya yöneticisine ihtiyaç vardır. Ancak yönetim sürecinin yasal olarak geçerli olabilmesi için bazı belgelerin hazırlanması gerekir. Bu belgeler, hem Kat Mülkiyeti Kanunu’na uygunluk hem de mali ve hukuki şeffaflık açısından büyük önem taşır.

Peki apartman yönetimini kurarken hangi evraklar gereklidir? İşte detaylı liste…

1. Kat Mülkiyeti Tapusu

Apartman yönetimi oluşturulmadan önce, binanın kat mülkiyeti veya en azından kat irtifakı kurulmuş olması gerekir.
Kat mülkiyeti, binadaki bağımsız bölümlerin (daire, dükkan vb.) ayrı tapulara sahip olduğunu gösterir. Bu belge olmadan apartman yönetimi resmi olarak kurulamasa da, fiilen bir yönetim planı yapılabilir.

Tapu senedinde her bağımsız bölümün arsa payı, malik adı ve bağımsız bölüm numarası belirtilir. Yönetim işlemlerinde bu bilgiler esas alınır.

2. Yönetim Planı

Yönetim planı, apartmanın anayasasıdır.
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 28. maddesine göre her apartmanın yönetim planı bulunmak zorundadır. Bu plan, tapu müdürlüğüne tescil edilerek yürürlüğe girer.

Yönetim planında şunlar yer alır:

• Ortak alanların nasıl kullanılacağı

• Yönetici seçimi ve görev süresi

• Aidat ödeme şekli ve gecikme cezaları

• Ortak giderlerin paylaşım oranı

• Genel kurul toplantı usulleri

Yönetim planı olmadan yapılan işlemler geçici kabul edilir ve hukuki ihtilaflarda sorun yaşanabilir.

3. Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri

Apartman yönetimi için en önemli belgelerden biri karar defteridir.
Bu defter noter onaylı olmalı ve her toplantıda alınan kararlar buraya yazılmalıdır.
Defterde şu bilgiler yer alır:

• Toplantı tarihi ve yeri

• Kat malikleri listesi

• Görüşülen gündem maddeleri

• Alınan kararlar ve imzalar

Bu defter, yönetimin yasal dayanağıdır. Denetim veya mahkeme süreçlerinde delil olarak kullanılabilir.

4. Gelir-Gider Defteri

Aidat tahsilatları, bakım masrafları, personel giderleri ve faturalar gibi tüm mali işlemler gelir-gider defterinde tutulur.
Bu defterin düzenli olarak işlenmesi, apartman yönetiminin şeffaflığı açısından büyük önem taşır.

Ayrıca:

• Defterin her yıl sonunda noter onayı yenilenmelidir.

• Faturalar, makbuzlar ve banka dekontları ekli klasörde saklanmalıdır.

• Aidat ödemeyen daireler, defter üzerinden kolayca tespit edilebilir.

Profesyonel yönetim firmaları bu süreci dijital sistemlerle (örneğin Apsiyon, YönCube, vb.) yürütür.

5. Yönetici Seçim Tutanağı

Yönetici, kat malikleri kurulu toplantısında alınan kararla seçilir.
Bu seçimin geçerli olabilmesi için “yönetici seçim tutanağı” hazırlanmalı ve toplantıya katılan maliklerin imzaları alınmalıdır.

Tutanağın içeriği:

• Toplantı tarihi, saati ve gündemi

• Katılımcı maliklerin isim ve imzaları

• Yönetici ve varsa denetim kurulu üyelerinin kimlik bilgileri

• Görev süresi (genellikle 1 yıl)

Bu tutanak, yöneticinin bankada hesap açması, resmi işlemler yapması veya fatura ödemesi gibi konularda temel belgedir.

6. Vergi Numarası ve Banka Hesabı

Apartman yönetimi, tüzel kişiliğe sahip olmasa da, bazı mali işlemleri yürütebilmek için vergi numarası almak zorundadır.
Yönetici, vergi dairesine şu belgelerle başvuru yapabilir:

• Kat malikleri kurulu karar tutanağı

• Yönetici kimlik fotokopisi

• Yönetim planı örneği

• Daire sayısı ve adres bilgisi

Vergi numarası alındıktan sonra apartman adına banka hesabı açılabilir.
Aidat ödemeleri bu hesaba yatırılarak kayıt altına alınır. Bu yöntem hem şeffaflık hem de yasal güvence sağlar.

7. Sigorta ve Bakım Sözleşmeleri

Apartman yönetiminin bir diğer sorumluluğu da zorunlu deprem sigortası (DASK) ve ortak alan sigortalarını yaptırmaktır.
Ayrıca asansör, jeneratör, yangın sistemi gibi teknik ekipmanlar için bakım sözleşmeleri düzenlenmelidir.

Bu sözleşmelerin örnekleri yönetim dosyasında saklanmalı ve gerektiğinde denetimlerde ibraz edilmelidir.

8. Personel Belgeleri (Varsa)

Eğer apartmanda güvenlik, temizlik veya teknik personel çalışıyorsa, bu kişilerin:

• SGK işe giriş bildirgeleri,

• Maaş bordroları,

• İş sözleşmeleri
  gibi belgeler yönetim tarafından saklanmalıdır.

Bu belgeler hem iş güvenliği hem de denetim açısından önem taşır. Profesyonel yönetim şirketleri bu süreci muhasebe departmanı üzerinden yürütür.

Apartman yönetimini yasal ve şeffaf biçimde yürütmek, doğru belgelerin düzenli tutulmasıyla mümkündür. Kat mülkiyeti tapusundan yönetim planına, karar defterinden vergi numarasına kadar her evrak; hem yöneticiyi hem de kat maliklerini korur.

Eksik belgeler, ileride hukuki sorunlara, aidat anlaşmazlıklarına veya denetim cezalarına yol açabilir. Bu nedenle apartman yöneticileri ve profesyonel site yönetim firmaları, tüm belgeleri güncel tutmalı ve düzenli olarak noter onayı almalıdır.